Wet- en regelgeving

Ons land kent honderden wetten en duizenden onderliggende bepalingen. Om te kunnen voldoen aan dit wettelijke kader, heeft Vitens halverwege 2015 een verantwoordelijke aangesteld voor de procesbeheersing. Procesbeheersing concentreert zich in ons geval rond de volgende twee vragen: voldoet Vitens aan relevante wet- en regelgeving? En: hoe richten we onze organisatie zo in dat we aan die regelgeving blijven voldoen? Sinds 1 september 2019 is een Compliance & Privacy Officer aangesteld die coördinerende rol heeft met betrekking tot compliance. De Compliance & Privacy Officer vormt de schakel tussen de organisatie, externe partijen, directie en RvC op het gebied van het toepassen van wet- en regelgeving.

Inspectie ILT

Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) controleert namens de minister van Infrastructuur en Waterstaat of Vitens zich houdt aan de Drinkwaterwet. Zo hebben we als drinkwaterbedrijf een meldingsplicht als er sprake is van een normoverschrijding van de drinkwaterkwaliteit. In 2020 hebben we 67 keer een melding moeten doen bij ILT (doelstelling Vitens: minder dan 40). ‘Beïnvloedbaar’ wil zeggen: daar waar Vitens verantwoordelijkheid draagt voor het ontstaan van de normoverschrijding. Die verantwoordelijkheid bestrijkt de productiebedrijven en het waterleidingnet tot aan de watermeter. De meeste meldingen zijn terug te voeren op de aanpak van spuien en desinfectie (hygiënisch werken).

Verantwoordelijkheden

De Compliance & Privacy Officer heeft de taak inzicht te verschaffen in het voor Vitens relevante speelveld wat betreft wet- en regelgeving. Er is een operationele verantwoordelijkheid – ondergebracht bij het management – en een verantwoordelijkheid voor het vertalen van alle wet- en regelgeving naar de organisatie, die bij diverse interne specialisten ligt. Daarnaast zijn de verantwoordelijkheden op het vlak van procesbeheersing omschreven van de managers van de Vitensafdelingen, de directie, de RvC en de aandeelhouders.

Privacy

In mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Vitens heeft hiervoor overkoepelend beleid vastgesteld en alle klantprocessen zijn aangepast zodat deze AVG-proof zijn. Daarnaast heeft er een uitgebreide inventarisatie plaatsgevonden bij alle afdelingen om te beoordelen in hoeverre de AVG impact heeft op de interne processen. Daar waar bedrijfsprocessen aangepast moesten worden, is dat gebeurd. Voor sommige procesaanpassingen is een langere doorlooptijd nodig omdat deze gekoppeld zijn aan de herinrichting van het SAP-systeem.