Risicomanagement in het kort

Gezien de maatschappelijke functie van een drinkwaterbedrijf is risicomanagement voor Vitens van groot belang. Bij Vitens onderscheiden we drie niveaus waarop we risicomanagement toepassen:

  • Bedrijfswaarden: De bedrijfswaarden geven aan waar Vitens in de kern voor staat. Hieronder vallen een leveringsbetrouwbare drinkwatervoorziening, tarifering, een veilige en gezonde werkomgeving, duurzaamheid & milieu en tevreden stakeholders. Termijn: lang, > 3 jaar

  • Strategisch: Hierbij gaat het om het vaststellen, beheersen en mitigeren van risico’s die van invloed zijn op onze strategische agenda’s. Te weten: 24/7 leveren van betrouwbaar en betaalbaar drinkwater, voldoende beschikbare en schone bronnen, meer gemak voor de klant, en Vitenser sterk in het werk. Termijn: middellang, 1 tot 3 jaar

  • Operationeel: Dit heeft betrekking op risico’s die samenhangen met de dagelijkse uitvoering van ons werk. Termijn: kort, < 1 jaar

Topbedrijfsrisico’s onderdeel van strategie en planning-en-control-cyclus

De strategie is vastgelegd in de Vitens Strategie 2018-2020 ‘Samen in beweging voor mens en leefomgeving’. De topbedrijfsrisico’s maken integraal onderdeel uit van deze strategie. Jaarlijks actualiseren wij onze strategie en daarmee de topbedrijfsrisico’s. Met de in 2020 opgestelde nieuwe Vitens Strategie 2030 zijn dan ook de topbedrijfsrisico’s geactualiseerd. De bewaking van de ontwikkeling van onze topbedrijfsrisico’s gedurende het jaar maakt verder onderdeel uit van de reguliere planning-en-control-cyclus.

In de jaarplannen staan de concreet te treffen verbeteracties opgenomen. Via de kwartaalrapportage wordt over de status en voortgang van deze acties gerapporteerd en per risico een inschatting gemaakt van de ontwikkeling. Voor de nieuwe strategie 2030 maakt Vitens gebruik van de 3458-methode. Dit met als doel om toekomstbestendig te worden en te blijven. De strategie wordt daarbij gezien als een doorlopend, integraal en dynamisch proces. Dat heeft ook gevolgen voor de reguliere planning-en-control-cyclus. We gaan kortcyclisch werken. Daarmee vertaal je langetermijndoelen steeds meer naar prioriteiten en acties voor de komende 3 maanden, 4 weken, 5 dagen en 8 uur. De bewaking van de ontwikkeling van de topbedrijfsrisico’s maakt onderdeel uit van de vernieuwde planning-en-control-cyclus en zal dus in hetzelfde ritme mee gaan draaien.

Ontwikkeling topbedrijfsrisico’s in 2020 en relatie met onze materiële thema’s

De risicomatrix 2020 geeft het geactualiseerde overzicht van de topbedrijfsrisico’s. De matrix geeft een inschatting van de kans dat een risico zich voordoet en de impact ervan op onze bedrijfsdoelstellingen en strategische agenda’s. Bij de inschatting van kans en impact is rekening gehouden met reeds getroffen maatregelen.

2020 (blauw)

2019 (roze)

NB. Risico 2 is onveranderd gebleven ten opzichte van 2019.

  1. Betrouwbaarheid data en data-ontsluiting

  2. Beschikbaarheid productiecapaciteit/bronnen

  3. a. Cybersecurity
    b. Fysieke beveiliging assets

  4. Verandervermogen organisatie

  5. Efficiënte en slagvaardige bedrijfsvoering

  6. Uitbesteed werk

  7. Integer werken

  8. Drukte in de ondergrond

Toelichting topbedrijfsrisico’s

ad 2. Stevige uitbreiding productiecapaciteit en toekomstbestendige infrastructuur

Er komen ontwikkelingen samen die vragen om actie en investeringen om de drinkwatervoorziening naar de toekomst veilig te stellen. Allereerst neemt de vraag naar drinkwater de komende jaren flink toe. Vitens moet dus haar productiecapaciteit stevig uitbreiden. Een verhoogde watervraag betekent ook dat we meer (schone) bronnen van drinkwater nodig hebben om de toekomstige vraag het hoofd te kunnen bieden. Hierin is Vitens afhankelijk van onder andere provincies en waterschappen voor het verkrijgen van winvergunningen. Als laatste ondervindt ook Vitens de gevolgen van klimaatverandering door onder andere de verdroging in sommige gebieden. Dit gaat om locaties waar de beschikbaarheid onder druk staat.

Om ervoor te zorgen dat er nu en in de toekomst voldoende drinkwater is, werkt Vitens middels een vijfsporen-aanpak:

  1. Via spoor 1 werken we aan de operationele knelpunten. Deze zijn in 2020 voor een groot deel opgelost. We hebben de knelpunten in kaart gebracht en beheersmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat we voorbereid zijn op de komende zomer.

  2. Spoor 2 gaat over het verminderen van het piekverbruik en gemiddeld waterverbruik. In 2020 is inzicht verkregen en planvorming opgezet op het gebied van waterbesparing. Hiervoor zijn campagnes georganiseerd op waterbesparing en zijn plannen gemaakt voor innovatieve methoden om water te besparen.

  3. Spoor 3 richt zich op het in orde krijgen van onze vergunningen en reserves voor 2028. De afgelopen jaren zijn hiervoor in de infrastructuurplannen bouwstenen ontwikkeld. Ook is er intensief bestuurlijk overleg in diverse provincies.

  4. Binnen spoor 4 werken we aan een toekomstbestendige infrastructuur, omdat de afgelopen jaren gebleken is dat een aantal winningen niet toekomstbestendig is door verdroging. We hebben daarom een nieuwe langetermijnvisie voor de komende dertig jaar opgesteld en als vervolg daarop onderzoek gedaan naar locaties waar toekomstbestendig oppervlakte-/ grondwater aanwezig is. Zodat we winningen die te veel verdroging veroorzaken op termijn kunnen ontzien.

  5. Als laatste werken we via spoor 5 aan het toekomstbestendig maken van het watersysteem. Hiervoor hebben we het concept Panorama Waterland ontwikkeld, dat we samen met stakeholders hebben uitgewerkt en dat in twee gebieden wordt gerealiseerd.

Het risicoprofiel is stabiel. De impact van klimaatverandering door de aanhoudende droogte wordt groter en het verkrijgen van vergunningen bemoeilijkt door de stikstofproblematiek. Daartegenover staat dat het gevoel van urgentie bij onder andere provincie en waterschappen inmiddels gedeeld is en wij intern de versnelling hebben ingezet om op zowel de korte, middellange als lange termijn de risico’s op problemen in continuïteit van de drinkwatervoorziening te beperken.

ad 3a. Meer bewustzijn cybersecurity en verdere beveiliging

Vitens voorziet in een primaire levensbehoefte voor miljoenen klanten. Zowel onze systemen als gegevens moeten goed beschermd zijn tegen invloeden van buitenaf en binnenuit. Cybersecurity speelt dan ook een cruciale rol en is bijna niet meer weg te denken als topbedrijfsrisico.

In 2020 is veel aandacht uitgegaan naar het vergroten van het bewustzijn rondom cybersecurity onder medewerkers. Daarnaast zijn alle systemen en netwerken op onze locaties verder beveiligd, hebben we een Security Operational Center (SOC) ingericht om bedreigingen vroegtijdig te detecteren en hebben we vijf nieuwe security-experts op de technische afdelingen aangesteld om snel en goed te kunnen reageren op incidenten en kwetsbaarheden die aan het licht komen.

Het risicoprofiel is licht gedaald. De digitale dreiging is onverminderd en permanent, maar de weerbaarheid van Vitens tegen de cybersecurity-dreigingen is toegenomen. Dit komt door een programmatische aanpak gericht op verbeteringen op het vlak van mens, proces en technologie.

ad 5. Een lerende organisatie met een grotere slagvaardigheid

De urgentie rondom het klimaat en de implicaties voor het watersysteem vragen om een wendbaar, efficiënt en slagvaardig Vitens. We hebben de neiging om ons als waterbedrijf risicomijdend op te stellen. Op zichzelf logisch, want veiligheid en voorzichtigheid zijn aan de orde van de dag. Tegelijkertijd vraagt deze tijd meer dan ooit om ook een lerende organisatie te zijn waar fouten gemaakt mogen worden.

Als antwoord op de uitdagingen waar we voor staan hebben we in 2020 onze nieuwe strategie Elke druppel duurzaam opgesteld. Hierin zitten duidelijke maatschappelijke ambities en doelen opgenomen. De nieuwe strategie gaan we realiseren aan de hand van een kortcyclische clustergestuurde manier van werken. Hierdoor kunnen we sneller afstemmen en bijsturen. Daarnaast zijn in 2020 de processen in de organisatie verder vereenvoudigd door de start van de implementatie van SAP S/4 HANA en hebben we een ‘routekaart efficiëntie’ gemaakt waarin alle verschillende activiteiten (en de kosten hiervan) beter inzichtelijk zijn. Ook dit helpt bij een grotere slagvaardigheid van Vitens.

Door deze ontwikkelingen is het risicoprofiel aanzienlijk gedaald. In 2021 is ‘efficiënte en slagvaardige bedrijfsvoering’ dan ook geen topbedrijfsrisico meer. Dit neemt niet weg dat dit onderwerp in 2021 aandacht zal houden.

ad 6. Beter voorspellen uitbesteed werk en meer gecertificeerde aannemers

Werk uitbesteden in de huidige markt is een grote uitdaging. Vitens heeft veel projecten waarvoor aannemers nodig zijn, maar de aannemers kunnen onvoldoende personeel leveren. Dit is een landelijk probleem dat bij alle netbeheerders speelt en vraagt dan ook om een landelijke/bredere oplossing. Het jaar 2020 vormde een extra uitdaging door alle beperkende corona-maatregelen.

In 2020 hebben we onder andere gewerkt aan het vergroten van de voorspelbaarheid van de uitvoeringsplanning van ondergrondse projecten zodat aannemers eerder en beter de benodigde capaciteit kunnen regelen. Ook hebben we, bijvoorbeeld door marktverkenningen en pilots met potentiële aannemers, ervoor gezorgd dat er meer gecertificeerde aannemers zijn die in de toekomst verticale boringen kunnen uitvoeren voor de uitbreiding van onze wincapaciteit. Afsluitend hebben we in 2020 een Corona Contract Advies Team opgericht om de (mogelijke) consequenties van de coronacrisis proactief te managen en te verkleinen. Door de coronacrisis zijn enkel urgente werkzaamheden uitgevoerd. Werkzaamheden zoals meterverwisselingen hebben we dus niet uitgevoerd.

Ondanks onze inspanningen is het risicoprofiel gestegen ten opzichte van 2019. De belangrijkste reden hiervoor is de stijging van het verwachte waterverbruik. Hierdoor moet Vitens extra investeren in de infrastructuur, wat leidt tot een hogere vraag naar uitbesteed werk (aannemerij).

Geactualiseerde topbedrijfsrisico’s 2021

Voor 2021 zijn de volgende risico’s vastgesteld:

  1. Toekomstbestendige infrastructuur

  2. Cybersecurity

  3. Fraude

  4. Financierbaarheid

  5. Drukte in de ondergrond

  6. Adaptief vermogen

  7. Controle over onze natuurlijke bronnen