Maatschappelijke plichten

Gedragscode, corruptie en omkoping

Ons beleid bij corruptie en omkoping is uiteengezet in onze Gedragscode. Binnen Vitens werken we volgens de gedragscode Zó doen we dat bij Vitens!. Hierin zijn ethische beginselen vastgelegd zoals integriteit, veiligheid, omgaan met onze klanten, met elkaar en onze omgeving. Wij vinden het belangrijk dat de relaties die wij opbouwen met medewerkers, leveranciers, zakelijke partners en klanten zijn gebaseerd op vertrouwen en integriteit. We verwachten daarom dat onze leveranciers handelen in lijn met ons beleid. Onze Gedragscode beschrijft de minimumnormen en -vereisten waaraan onze leveranciers moeten voldoen. Vitens ziet in dat situaties die voortkomen uit corruptie en omkoping schadelijk kunnen zijn voor onze reputatie, maar ook niet passen bij de maatschappelijke taak en opgave. Als een medewerker of een leverancier inbreuk pleegt op de Gedragscode, volgen wij een vastgestelde procedure om tot een oplossing te komen. In 2022 zijn geen vormen van corruptie of omkoping geconstateerd bij Vitens.

Mensenrechten

Eerbied voor mensenrechten is belangrijk, omdat mensenrechten fundamentele maatschappelijke bouwstenen zijn waarop we vertrouwen. We vinden dat Vitens de verantwoordelijkheid heeft om mensenrechten te handhaven en te versterken. Vitens werkt samen met veel partijen van over de hele wereld. Dit brengt automatisch (indirecte) risico’s met zich mee in relatie tot schending van mensenrechten. Voor de dagelijkse praktijk, bijvoorbeeld als blijkt dat een leverancier in strijd handelt met onze inkoopnormen (onder andere mensenrechtennormen), wordt de relatie met deze leverancier door ons beëindigd. Maar ook schending van mensenrechten door onze leveranciers brengt voor Vitens reputatierisico’s met zich mee. Mede door onze constante dialoog met leveranciers en het controleren van onze leveranciers op de inkoopvoorwaarden proberen wij de risico’s op het gebied van mensenrechten te beheersen.

Milieu

Zorg voor het milieu ligt ten grondslag aan onze strategie en onze taak om grondwatervoorraden te beschermen. We volgen wet- en regelgeving, maar kijken ook naar manieren waarop we onze taken kunnen inzetten om onze positie ten opzichte van het milieu en de leefomgeving te versterken. Onze verantwoordelijkheden zijn geborgd in ons milieubeleid en we volgen een milieumanagementsysteem dat gecertificeerd is volgens ISO 14001. Jaarlijks wordt gekeken naar de milieuaspecten en hoe deze worden gewogen in het milieuaspectenregister. Aan de hand van criteria is een aantal milieuaspecten als significant aangemerkt (gebruik van energie, emissie naar lucht (direct), emissie naar bodem en water, ontstaan van afvalstoffen). Deze criteria zijn in overeenstemming met Stichting Coördinatie Certificatie Milieu- en Arbomanagementsystemen. De significante milieuaspecten zijn gerapporteerd aan de directie en opgenomen als aandachtsgebieden in de kadernotitie voor de jaarplannen en zullen in het milieumanagementsysteem met voorrang behandeld worden. Dit betekent overigens niet dat de overige aspecten geen aandacht krijgen. Op deze aspecten is het beheersysteem van toepassing, en indien noodzakelijk worden de benodigde acties uitgezet.

Inrichting bevorderen sociale veiligheid en meldregelingen

De visie op sociale veiligheid is geherformuleerd: ‘Vitens wil een sociaal veilige organisatie zijn en blijven. Een organisatie waar je elkaar kunt aanspreken, eerlijk mag en durft te zijn en waar respectvol met elkaar wordt omgegaan. Sociale veiligheid heeft een sterke verbintenis met wie wij zijn, onze bedrijfscultuur en hoe we werken binnen Vitens.’
Door organisatiebreed aandacht te geven en bespreekbaar te maken van het thema sociale veiligheid, is het aantal meldingen in het tweede helft van het jaar significant gestegen. Er zijn zowel anonieme als persoonlijke meldingen binnengekomen. Deels zijn de meldingen afgehandeld, deels loopt de procedure nog. Via de riskmanager rapporteren we tweemaal per jaar aan de directie en de RvC over de aard en het aantal binnengekomen meldingen/klachten.
Afgelopen jaar is een aantal wijzigingen doorgevoerd rondom sociale veiligheid. Op advies van de remuneratiecommissie is het begrip integriteit vervangen door het begrip sociale veiligheid in de communicatie. De mogelijkheid om via een extern bureau een sociaal onveilige situatie onder de aandacht te brengen is nog steeds aanwezig.
Het meldpunt sociale veiligheid is lager in de organisatie belegd om het maken van meldingen laagdrempelig te maken. Om de laagdrempeligheid te waarborgen, worden de meldingen/externe klachten niet meer aan directie gemeld tenzij de melding zeer ernstig is, betrekking heeft op de directie of grote gevolgen heeft voor de organisatie.
Het reglement sociale veiligheid wordt op dit moment geactualiseerd en zal de meld- en responsprocedure uit 2018 en de regeling ongewenste omgangsvormen uit 2013 vervangen. Eind 2022 heeft de Tweede Kamer ingestemd met de Wet Klokkenluidersregeling. Momenteel worden de effecten hiervan verwerkt in onze Vitens klokkenluidersregeling.
Vitens heeft (5) interne vertrouwenspersonen en daarnaast ook een externe vertrouwenspersoon. Zij hebben de rol van luisterend oor en kunnen de betreffende persoon ook adviseren over een mogelijk vervolg. Daarnaast heeft Vitens een actuele pagina ‘sociale veiligheid’ op Intranet waar medewerkers de reglementen kunnen vinden, het meldpunt vermeld staat, evenals de vertrouwenspersonen.