Vergaderingen in 2023

Vergaderingen RvC
Naast de bilaterale overleggen vergaderde de RvC in de verslagperiode 6 keer plenair. De RvC vergadert het eerste halfuur van elke reguliere vergadering in besloten kring. Overige deelnemers aan de RvC-vergaderingen zijn de leden van het bestuur en op uitnodiging de onafhankelijke accountant en managementleden.

De kwartaalvergaderingen waren gewijd aan de ontwikkelingen binnen Vitens. Onder andere de jaarcijfers en de kwartaalcijfers, het investeringsplan, het budget en de drinkwatertarieven voor 2023 werden behandeld. De vergadering waarin het geïntegreerde jaarverslag aan de orde kwam, werd tevens bijgewoond door de onafhankelijke accountant. De accountant is bij iedere Auditcommissie in 2023 aanwezig geweest.

Buiten de vergaderingen om legde de RvC een werkbezoek af aan het productiebedrijf Epe. Het bezoek is afgesloten met een informeel samenzijn met het hoger management van Vitens.

In de jaarlijkse Radenbijeenkomst (Ondernemingsraad, bestuur en RvC) was het onderwerp 'Sturen op data en processen’. De artikel 24-bijeenkomst vond in het najaar plaats.

Overige onderwerpen die uitvoerig in de RvC zijn behandeld: cybersecurity, infrastructuurplannen 2023-2033, streefstructuur, waterreservemonitor en leveringszekerheidsplan en SAP en transformatie.

Vergaderingen Remuneratie- en Benoemingscommissie (RBC)
De Remuneratie- en Benoemingscommissie (RBC) van Vitens bestaat uit voorzitter Gerda van Dijk en Han Noten. In 2023 kwam de RBC tweemaal samen. Tijdens deze bijeenkomsten lag de focus op strategische HR-thema's zoals Strategische Personeelsplanning (SPP), talentontwikkeling, het gewenste besturingsmodel en sociale veiligheid. Daarnaast was er regelmatig informeel overleg met de Ondernemingsraad.

Aan het begin van 2023 startte de commissie een wervings- en selectieproces voor een nieuwe CFO. Nieke Martens trad op 15 mei 2023 in dienst. Tegen het einde van het jaar kondigde zij haar vertrek aan. Als gevolg hiervan startte de commissie een nieuw wervings- en selectieproces op voor een interim-opvolger. Vanaf 1 december 2023 heeft Nynke Dalstra de rol van interim-CFO op zich genomen.

Vergaderingen Auditcommissie (AC)
De Auditcommissie bestaat uit Mark van Lieshout (voorzitter), Henriëtte Setz en sinds april 2023 Paul ten Kroode. De commissie kwam in het verslagjaar 4 keer bijeen. Buiten en tijdens deze vergaderingen onderhield de voorzitter van de AC contact met de onafhankelijke accountant en de interne auditfunctie.

Ter voorbereiding op de vergaderingen van de voltallige RvC, beoordeelde de AC de jaarcijfers en besprak het accountantsverslag en de managementletter. Andere onderwerpen die in de AC-vergaderingen aan bod kwamen, waren het integrale bedrijfsplan voor 2024, het investeringsplan 2024-2033, de financiële projectie 2024-2028, het controleplan voor 2023, de topbedrijfsrisico’s, de interne beheersing en de drinkwatertarieven voor 2024. De toenemende investeringen en de financierbaarheid op de lange termijn waren een regelmatig terugkerend gespreksonderwerp. Ook werd aandacht besteed aan de voortgang van belangrijke lopende projecten, waaronder de transformatie met SAP en de infrastructuurplannen voor 2024-2033.

Totaaloverzicht vergaderingen en aanwezigheid commissarissen