Rapportagedefinities
In dit overzicht wordt een toelichting gegeven op de KPI’s die aan de materiële thema’s verbonden zijn, de meetmethodes en rapportageverantwoordelijkheden.
Aantal clusters met positief ‘operationeel verschil’:
Definitie: het operationeel verschil is gedefinieerd als het verschil op jaarbasis tussen de noodzakelijke totale productiebehoefte en de beschikbare zuiveringscapaciteit, uitgedrukt in procenten ten opzichte van de noodzakelijke totale productiebehoefte.
De rapportage-eenheid is het aantal clusters. De berekening van de productiebehoefte en zuiveringscapaciteit wordt gebaseerd op miljoenen m3.
Meetmethode: de indicator wordt als volgt berekend:
1. De noodzakelijke totale productiebehoefte wordt berekend door de geprognotiseerde drinkwaterafgifte te vermeerderen met het distributieverlies. Dit getal wordt met 10 procent verhoogd in verband met onverwachte vraagontwikkeling*. De geprognotiseerde drinkwaterafgifte wordt per onderdeel berekend, namelijk de onderdelen grootzakelijk, klein zakelijk (inclusief agrarisch) en huishoudelijk.
Na correctie voor engros leveringen (levering tussen waterbedrijven onderling) levert dit de noodzakelijke totale productiebehoefte op.
2. De beschikbare zuiveringscapaciteit wordt bepaald door de bruto vergunningscapaciteit te corrigeren voor niet-inzetbare (kwalitatieve en kwantitatieve beperkingen), inzetbaar te maken beperkingen en de productieverliezen.
Beschikbare zuiveringscapaciteit minus de maximale productiecapaciteit levert het operationeel verschil op.
Verantwoordelijkheden en rapportage: de Directeur Asset Management rapporteert over de voortgang en de resultaten en deze worden periodiek besproken met de RvB. Het aantal clusters met positief ‘operationeel verschil’ dat in het jaarverslag wordt gerapporteerd, betreft de situatie per 1 januari 2023 en is dus gebaseerd op projecten die in het kalenderjaar 2022 gerealiseerd zijn. Oftewel als in een cluster een project gerealiseerd is in 2022, zorgt dit project ervoor dat het cluster qua operationeel verschil in 2023 op orde komt.
Aantal clusters met voldoende ‘totale reserves’:
Definitie: de totale reserve is gedefinieerd als het verschil op jaarbasis tussen de maximale productiecapaciteit en de noodzakelijke productiebehoefte en is gelijk aan de som van het operationeel verschil en de niet-operationele reserve, uitgedrukt in procenten ten opzichte van de noodzakelijke totale productiebehoefte.
De niet-operationele reserve is gedefinieerd als het verschil op jaarbasis tussen de nominale vergunningscapaciteit en de noodzakelijke totale productiebehoefte, uitgedrukt in procenten ten opzichte van de noodzakelijke totale productiebehoefte.
De rapportage-eenheid is het aantal clusters. De berekening van de productiecapaciteit en productiebehoefte wordt gebaseerd op miljoenen m3.
Meetmethode: de indicator wordt als volgt berekend:
1. De noodzakelijke totale productiebehoefte wordt berekend door de geprognotiseerde drinkwaterafgifte te vermeerderen met het distributieverlies. Dit getal wordt met 10 procent verhoogd in verband met onverwachte vraagontwikkeling*. De geprognotiseerde drinkwaterafgifte wordt per onderdeel berekend, namelijk de onderdelen grootzakelijk, agrarisch en huishoudelijk.
Na correctie voor engros leveringen (leveringen tussen waterbedrijven onderling) levert dit de noodzakelijke totale productiebehoefte op.
2. De maximale productiecapaciteit wordt bepaald door de bruto vergunningscapaciteit te corrigeren voor niet-inzetbare (kwalitatieve en kwantitatieve beperkingen), en de productieverliezen.
De maximale productiecapaciteit minus de noodzakelijke totale productiebehoefte levert de totale reserve op.
Verantwoordelijkheden en rapportage: de Directeur Asset Management rapporteert over de voortgang en de resultaten en deze worden periodiek besproken met de directie. Het aantal clusters met positief ‘operationeel verschil’ dat in het jaarverslag wordt gerapporteerd, betreft de situatie per 1 januari 2023 en is dus gebaseerd op projecten die in het kalenderjaar 2022 gerealiseerd zijn. Oftewel als in een cluster een project gerealiseerd is in 2022, zorgt dit project ervoor dat het cluster qua operatoneel verschil in 2023 op orde komt.
* De onverwachte vraagontwikkeling is bedoeld om een onverwachte stijging van de vraag op te vangen. Deze kan zich voordoen ten gevolge van (A) langdurig verhoogde levering door extreem weer; (B) risico’s op afwijking in prognose en (C) risico’s op uitval van beschikbare zuiveringscapaciteit door calamiteiten. Deze 10 procent verhoging ligt in lijn met het reservebeleid en is in lijn met landelijke uitgangspunten (Vewin).
Bij grootzakelijke klanten is de prognose bepaald op basis van de realisatie inclusief relevante individuele ontwikkelingen vanuit het team Relatiemanagement.
Voor agrarische klanten is de prognose bepaald op basis van realisatie en geïndexeerde verwachtingen gebaseerd op uitkomsten van onderzoek naar de ontwikkeling in de melkveehouderij.
Voor huishoudelijke klanten is de prognose bepaald op basis van realisatie van het huishoudelijk verbruik inclusief ontwikkeling van de bevolkingsaantallen.
CO2-uitstoot:
Definitie: de hoeveelheid uitgestoten broeikasgasemissies veroorzaakt door de bedrijfsvoering van Vitens.
Meetmethode: CO2-uitstoot Vitens (in kton CO2eq) = de som van de uitgestoten broeikasgassen door Vitens in het rapportagejaar. Vitens onderhoudt een procesbeschrijving voor het opstellen van de KPI CO2-uitstoot Vitens met daarin een beschrijving waarin de PDC-11: 2023 methode specifiek wordt gehanteerd door Vitens.
Broeikasgasemissies worden voor het rapportagejaar vastgesteld op basis van de activiteiten van Vitens in dat jaar met emissies in scope 1, 2 en 3. De activiteitendata (bijv. kWh verbruikte stroom) worden vermenigvuldigd met emissiefactoren (bijvoorbeeld kg CO2eq/kWh). De uitstoten ten gevolge van de activiteiten in scope 1, 2 en 3 worden uitgedrukt in een massa CO2-equivalenten (CO2eq) en gesommeerd tot een totaal voor Vitens. Deze methode is generiek voor Nederlandse drinkwaterbedrijven beschreven in de Praktijkcode Code Drinkwater (PDC-11) 'Berekening CO2-voetafdruk drinkwaterbedrijven' van KWR. De emissiefactoren zijn te vinden op co2emissiefactoren.nl.
Daar waar nodig, worden - bínnen de methode zoals in de PCD11 vastgelegd - gegevens door Vitens ingeschat, zoals het gasverbruik (ingeschat op basis van de verbruiksdata van het voorgaande jaar) en de samenstelling van de verbruikte chemicaliën (ingeschat op basis van het afgerekende verbruik van het voorgaande jaar). Voor de noodstroominstallaties die niet van een draaiurenteller zijn voorzien, wordt een inschatting gemaakt op basis van de draaiuren zoals voorgeschreven in het testregime van de installaties.
Vitens kiest ervoor om de bruto CO2eq-uitstoot te rapporteren: compensatiemaatregelen ten behoeve van uitstootreductie (zoals aangekochte Certificaten voor Garantie Van Oorsprong) worden niet meegerekend. Voor 2023 zijn geen compensatiemaatregelen getroffen.
Daarnaast hanteert Vitens, in aanvulling op de PCD11, de hoge emissiefactor voor methaan* (34 kg CO2eq/kg CH4 in plaats van 28 kg CO2eq/kg CH4), ten behoeve van continuïteit in de methode en in lijn met het belang van methaan in het behalen van de klimaatdoelen op kortere termijn.
*Dit betreft het aardopwarmingvermogen van methaan (Global Warming Potential, GWP100) wat aangeeft hoeveel sterker methaan is als broeikasgas (ten opzichte van CO2). De keuze voor 34 in plaats van 28 kg CO2eq/kgCH4 is binnen de PCD11(2022) toegestaan als add-on.
Verantwoordelijkheden en rapportage: de Directeur Asset Management rapporteert jaarlijks over de CO2-emissies in de afdelingsrapportage.
Prio1 calamiteiten
Definitie Prio1 calamiteiten: een verstoring die betrekking heeft op een bedrijfskritische applicatie of op de daaronder liggende generieke infrastructuur (KA, netwerk, databasecluster, storage). Deze prioriteit wordt gegeven als de storing de uitvoering van het primaire bedrijfsproces (productie & distributie, facturering, klanten en laboratorium) blokkeert, in principe bij meer dan 50 gebruikers.
Meetmethode: het aantal Prio1 calamiteiten dat vastgelegd is in JIRA (werkbeheertool).
Verantwoordelijkheden en rapportage: de Directeur ICT rapporteert per kwartaal over het aantal Prio1 calamiteiten in de afdelingsrapportage.
Prio1 Cybersecurity-calamiteiten
Definitie Prio1 Cybersecurity-calamiteiten: een (cybersecurity) beveiligingsincident is een enkele of serie van ongewenste moedwillige, wederrechtelijke en/of kwaadwillende gebeurtenissen welke een (mogelijke) negatieve impact hebben op de organisatie, de bedrijfsprocessen, de objecten, middelen of medewerkers die een bedreiging vormen ten aanzien van de beschikbaarheid, integriteit of vertrouwelijkheid van informatie of systemen of geleverde diensten en drinkwatervoorziening. Doelstelling voor het aantal Prio1-incidenten met betrekking tot cybersecurity per kalender jaar is nul.
Meetmethode: het aantal Prio1 Cybersecurity-incidenten dat vastgelegd is in JIRA (werkbeheertool).
Verantwoordelijkheden en rapportage: de Directeur ICT rapporteert per kwartaal over het aantal Prio1 Cybersecurity-incidenten in de afdelingsrapportage.
Medewerkersbestand:
Gegevensverzameling van medewerkers die in dienst zijn van Vitens en tijdelijke medewerkers op basis van een uitzend- of detacheringsovereenkomst (inhuur) of uitbesteed werk.
Gegevens worden vastgelegd in SAP. Elke nieuwe medewerker, intern of inhuur, wordt aangemeld door een (team)manager. Data worden vastgelegd in SAP en beoordeeld door de medewerker van afdeling HR. In SAP worden verschillende gegevens ingevoerd zoals persoonsgegevens en gegevens arbeidsovereenkomst: geslacht, geboortedatum, type contract bepaald/onbepaalde tijd, gegevens externe organisatie etc.
De interne medewerkers, met uitzondering van de Raad van Bestuur (RvB), vallen onder de collectieve arbeidsovereenkomst. De arbeidsvoorwaarden voor de RvB worden vastgesteld door de Remuneratie- en Benoemingscommissie (RBC) en volgen het bezoldigingsbeleid.
Voor het inhuren van tijdelijk personeel zijn inhuurraamovereenkomsten afgesloten door verschillende afdelingen.
Met tijdelijk personeel wordt bedoeld medewerkers met een inhuur contract.
Beloningsverhouding:
De bruto uurlonen 2023 (zoals omschreven in het CAO Waterbedrijven 2023 hoofdstuk 5.1 Waarde van een IB-dag) van alle medewerkers zoals gerapporteerd in disclosure 2.7 van de GRI standaarden zijn uit SAP gehaald om het te vergelijken met het uurloon van 2022 om de gemiddelde procentuele stijging inzichtelijk te maken en de procentuele stijging van het hoogste uurloon inzichtelijk te maken. Daarnaast is het bruto uurloon van de hoogst betaalde medewerker vergeleken met het bruto uurloon van de mediaan verdienende medewerker om deze in verhouding tot elkaar te plaatsen. Deze berekeningen zijn uitgevoerd volgens de GRI standaarden zoals beschreven in disclosure 2-21.
Ondermaatse leveringsminuten (OLM):
Definitie: het gemiddeld aantal minuten dat een inwoner uit ons voorzieningsgebied het afgelopen jaar geen water geleverd krijgt.
Meetmethode: de berekening van de OLM is als volgt:
• Van elke onderbreking wordt het aantal onderbrekingsminuten vastgesteld door de duur van de onderbreking te vermenigvuldigen met het aantal getroffen verbruiksadressen.
• De OLM is dan de som van al deze onderbrekingsminuten gedeeld door het totaal aantal verbruiksadressen in het voorzieningsgebied.
• In de maandelijkse rapportages wordt dit getal nog geëxtrapoleerd naar een geheel jaar door het te delen door het aantal dagen in de rapportageperiode en vervolgens te vermenigvuldigen met 365,25.
Verantwoordelijkheden en rapportage: de Directeur Asset Management rapporteert maandelijks over de OLM in de (concernbrede) managementrapportage. Een keer per kwartaal worden de uitkomsten besproken in het kwartaalgesprek met de RvB. Deze uitkomsten worden als input meegenomen in het investeringsplan, opdat het aantal storingen en onderbrekingen afneemt.
Solvabiliteit:
Definitie: de solvabiliteit geeft de mate aan waarin Vitens in staat is om aan de verplichtingen (schulden) te voldoen.
Meetmethode: de solvabiliteit wordt berekend door het eigen vermogen exclusief achtergestelde leningen te delen door het balanstotaal en de uitkomst uit te drukken in een percentage. Het percentage wordt per einde maand vastgesteld cumulatief over de verslagperiode per jaar. De solvabiliteit is de belangrijkste graadmeter voor de continuïteit van de organisatie. De solvabiliteit geeft op de balans de verhouding weer van het eigen vermogen ten opzichte van het totaal vermogen. Doelstelling is minimaal 30 procent en volgens de continuïteitsdoelstellingen in het financieel beleid streeft Vitens naar een solvabiliteit van minimaal 35 procent.
Verantwoordelijkheden en rapportage: de solvabiliteit wordt maandelijks gerapporteerd door afdeling Finance & Control in de managementrapportage en wordt per kwartaal besproken met de RvB. De RvB rapporteert aan de RvC en Auditcommissie, waaruit waar nodig actie volgt.
Verontreinigingsindex bronnen:
Definitie: index die de kwaliteit van onze bronnen meet om zo inzichtelijk te maken hoe Vitens haar bronnen beter kan beschermen. De KPI Verontreinigingsindex bronnen wordt gebruikt voor de communicatie met stakeholders over verontreinigingen die de kwaliteit van onze bronnen bedreigen, en voor het bepalen van het handelingsperspectief van Vitens.
Om inzicht te genereren in de kwaliteit van onze bronnen, deze te duiden en een beeld te krijgen bij de ruimte voor beïnvloeding, wordt de werkelijke ruwwaterkwaliteit vergeleken met de door ons gewenste ruwwaterkwaliteit (bronwaarden). Op die manier ontstaat een beeld van waar aandachtspunten (overschrijdingen ten opzichte van bronwaarden) aanwezig zijn.
De wens was om alle aandachtspunten om te zetten tot één indicatiecijfer (een index), vergelijkbaar van jaar tot jaar, met de mogelijkheid tot verdiepende analyses. Dit geïnspireerd op de zuiveringsopgave-index van RIWA. De zuiveringsopgave-index heeft als uitgangspunt dat het water bij een innamepunt zover gezuiverd moet worden, dat alle stoffen voldoen aan hun norm in het Nederlandse Drinkwaterbesluit. Hoe meer stoffen die norm overschrijden, hoe groter de zuiveringsopgave, en hoe hoger de index van RIWA.
Meetmethode: op basis van de volgende drie inputs wordt de verontreinigingsindex bronnen berekend:
Input 1) De eerste input is een lijst met vastgestelde bronwaarden. Toelichting: Voor elke stof die een waterbron kan verontreinigen (bijvoorbeeld bestrijdingsmiddelen of medicijnresten) en waarvoor aan de bron (voor zuivering) maatregelen kunnen worden genomen om verontreiniging tegen te gaan, zijn zogenoemde bronwaarden vastgesteld. Een bronwaarde is een doelstelling/streefwaarde van Vitens voor de aanwezigheid van een bepaalde stof. Per stof zijn steeds twee bronwaarden vastgesteld: één voor de relatief korte (2030) en één voor de lange termijn (2050). Zie de vastgestelde lijst met bronwaarden.
Input 2) De tweede input is een vastgestelde lijst met winningen en ruwwatermonsterpunten die ten grondslag liggen aan de KPI. Toelichting: daarmee is vastgesteld op basis van welke ruwwatermonsterpunten per winning input 3 wordt gecreëerd en de verontreinigingsindex bronnen berekend wordt (waarvan het gemiddelde leidt tot de Vitens-brede verontreinigingsindex).
Input 3) De laatste input zijn de kwaliteitsdata ruwwater van de afgelopen drie jaar, gemeten via de ruwwatermonsterpunten zoals beschreven bij input 2 en vastgelegd in Lims. Toelichting: Kwaliteitsdata van het ruwwater worden verkregen door middel van bemonstering en analyse met een minimale frequentie van 1 x per jaar. Via het jaarlijkse Meetprogramma Waterkwaliteit wordt die bemonstering aangestuurd.
De berekening gebeurt analoog aan de zuiveringsopgave-index van RIWA. De gemeten kwaliteitsdataruwwater per winning wordt afgezet tegen de bronwaarden. Voor elke stof wordt zo bepaald of de gemeten waarde (op basis van maxwaarde over drie jaar) voldoet aan de bronwaarde of niet (overschrijding). Deze resultaten worden per stof vertaald naar een schaal van 0 t/m 100, waarbij 0 betekent dat er geen overschrijding is (voldoet aan bronwaarde) en 100 de hoogste mate van overschrijding betreft. De scores van alle stoffen worden bij elkaar opgeteld en vormen de verontreinigingsindices voor de winningen.
Om de Vitens verontreinigingsindex bronnen te berekenen, wordt de gemiddelde verontreinigingsindex van alle winningen berekend: één voor de korte en één voor de lange termijn.
Toekomstige correcties van het laboratorium met betrekking tot vals positieven worden niet meegenomen in de aanpassing van de verontreinigingsindex voor vergelijkende cijfers in de toekomst.
Verantwoordelijkheden en rapportage: voor de KPI en totstandkoming daarvan is de Directeur Asset Management eindverantwoordelijk. De specialist hydrologie is gedelegeerd verantwoordelijk voor de totstandkoming van de KPI.
Waterkwaliteitsindex (WKI):
Definitie: deze index laat zien in welke mate het drinkwater voldoet aan de wettelijke normen zoals bepaald in het Drinkwaterbesluit.
Meetmethode: de WKI bestaat uit gezondheidsparameters (acuut en niet-acuut), bedrijfstechnische parameters en klantgerichte parameters. De WKI wordt berekend op basis van het prestatieprotocol 2022. Voor de berekening wordt het Excel-bestand van de benchmark gebruikt (onderzoek tussen waterbedrijven om de prestaties met elkaar te vergelijken). De geaggregeerde WKI volgt uit een berekening op basis van wegingsfactoren voor zowel de normbepaling als de werkelijkheid. De wegingsfactoren zijn als volgt bepaald: gezondheidskundig parameters acuut 4 keer, gezondheidskundig parameters niet-acuut 2 keer, bedrijfstechnische parameters 1 keer en klantgerichte parameters 3 keer.
De index wordt uitgedrukt per afgeleverd m3 drinkwater en is een dimensieloos getal (DLG).
Verantwoordelijkheden en rapportage: de WKI wordt per kwartaal gerapporteerd door afdeling Winning & Zuivering in de managementrapportage ‘Waterkwaliteit’ en in de concernbrede managementrapportage en besproken met de RvB.
Aantrekkelijk en goed werkgeverschap:
Definitie: Een aantrekkelijke en goede werkgever biedt werknemers een veilige werkomgeving waarin vitaliteit, werkgeluk en ontwikkeling centraal staan voor nu en in de toekomst
Meetmethode: het (goed en aantrekkelijk) werkgeverschap wordt één keer per jaar gemeten door middel van een medewerkerstevredenheidsonderzoek (pulse meting) via een extern platform Effectory. De beoordeling valt tussen 1 en 10. De beoordeling wordt berekend door het gemiddelde te nemen van de antwoorden op vragen die betrekking hebben op de bevlogenheid van medewerkers. Deze vragen gaan over werkplezier, energie krijgen van werk, passen bij en trots zijn op de organisatie.
Verantwoordelijkheden en rapportage: de Directeur HR rapporteert (minimaal) een keer per jaar over de bevlogenheid van medewerkers.